Когато съдружниците в дружество с ограничена отговорност трябва да вземат решения в Общото събрание относно:
1. приемане и изключване на съдружници;
2. даване на съгласие за прехвърляне на дружествен дял на нов член;
3. намаляване и увеличаване на капитала на дружеството;
4. избор на управител;
5. придобиване и отчуждаване на недвижими имоти и вещни права върху тях;
за решенията на Общото събрание се съставя протокол с нотариална заверка на подписите и съдържанието, извършени едновременно, освен ако в дружествения договор е предвидена писмена форма. Изискването за това нотариално удостоверяване е въведено от законодателя, за да предпази търговците от незаконни вписвания в Търговския регистър и от действия на нелегитимни лица с користни намерения.
Когато съдружниците са отдалечени един от друг или пребивават в различни държави, нотариалната заверка на подписите и съдържанието на протокола за вземане на решения може да се окаже трудно преодолимо препятствие. Поради тази причина императивната норма на чл. 137, ал. 6 от Търговския закон предвижда, че съдружник – физическо лице може да гласува в Общото събрание чрез пълномощник, който го представлява с изрично писмено пълномощно. Съгласно трайно установената съдебна практика пълномощното следва да е за точно определено общо събрание с посочен дневен ред и да е за конкретни действия, т.е. не може да бъде общо пълномощно за всички общи събрания на дружеството занапред. Съдружниците – юридически лица се представляват съгласно чл. 65, ал. 3 от Търговския закон от техните законни представители (управител, изпълнителен директор), вписани в Търговския регистър или от изрично упълномощени от тях лица.
Правилата за упълномощаване по чл. 37 от Закона за задълженията и договорите в посочения по-горе случай са неприложими, защото решенията на Общото събрание на ООД не се разглеждат като сделки между членовете на търговското дружество, за тях не важат критериите за недействителност на сделките по ЗЗД, а специфичните изисквания на Търговския закон. Като сделки за търговското дружество се приемат само тези, сключени при осъществяване на неговата търговска дейност – продажби, отдаване под наем на активи и други. В чл. 37 от ЗЗД е посочено, че пълномощното за сключване на договор (вид сделка) в особена форма (с нотариална заверка на подпис и съдържание например) трябва да е дадено в същата форма (с нотариална заверка на подпис и съдържание), но, поради цялостното прилагане на нормите на Търговския закон относно решенията, това правило не е валидно за упълномощаването за участие в Общото събрание на дружество с ограничена отговорност.
В заключение: Пълномощното, дадено от съдружник – физическо лице, е достатъчно да бъде в писмена форма, освен ако съдружниците не са приели в дружествения договор по-тежка форма, с нотариална заверка, като условие за валидност на упълномощаването.
