Съгласно §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби на Закона за ДДС, СУПТО или т.нар. „софтуер за управление на продажбите в търговския обект“ е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.
СУПТО представлява софтуер за автоматизирана обработка на информацията за продажбите и плащанията на отделните клиенти, за изпълнение на поръчките към тях, за складовата наличност, за дейността на служителите във връзка с изпълнение на поръчките, като цялата тази информация се съхранява в база данни. В съответствие с Наредба Н-18 от 13.12.2006 г. СУПТО следва да е свързан и да управлява всички фискални устройства в търговския обект.
В един ресторант например СУПТО може да следи поръчката на храна от сервитьора до кухнята, предаването ѝ на клиента и накрая до плащането. В друг пример може да следи всички доставки и плащания за конкретен клиент или складовата наличност на определени стоки.
Софтуерите за управление на продажбите в търговските обекти се декларират от техните производители или разпространители и се вписват в публичен електронен списък на Интернет страницата на Националната агенция по приходите. Приложимите разпоредби относно изискванията към софтуера за управление на продажбите и към производителите, разпространителите и ползвателите на такъв софтуер се намират в Закона за ДДС (в чл. 118 и в допълнителните разпоредби на закона) и в Наредба Н-18.
В § 1, т. 41 от Допълнителните разпоредби на Закона за ДДС е дадено определение на понятието „търговски обект“. Това е всяко място, помещение или съоръжение (например: маси, сергии и други подобни) на открито или под навеси, във или от което се извършват продажби на стоки или услуги, независимо че помещението или съоръжението може да служи същевременно и за други цели (например: офис, жилище или други подобни), да е част от притежаван недвижим имот (например: гараж, мазе, стая или други подобни) или да е производствен склад или превозно средство, от което се извършват продажби.
Търговците, които приемат плащания в брой и използват касови апарати, не са задължени да ползват и СУПТО, но започнат ли да използват софтуер за автоматизирана обработка на данни за продажбите си, то този софтуер трябва да е СУПТО, да отговаря на всички изисквания на Наредба Н-18 и да е вписан в публичния електронен списък на Националната агенция по приходите. Лицата, които инсталират софтуер за управление на продажбите в търговския си обект, са длъжни в 7-дневен срок да обявят това обстоятелство по електронен път пред НАП. В тази връзка, ако един търговец използва софтуер, за да отпечатва фактури, трябва да обърне внимание дали този софтуер съхранява данни за продажбите му в систематизиран вид (в база данни). Ако това е така, значи той използва СУПТО и следва да провери дали този софтуер е вписан в списъка на НАП, а ако е вписан, да го свърже с касовия си апарат и да декларира пред НАП неговото използване. Но ако софтуерът, въпреки че съдържа белезите на СУПТО, не е вписан в списъка на НАП, търговецът няма право да го използва и трябва да се откаже от него, защото в противен случай би подлежал на административна санкция.
Без значение е дали лицата са регистрирани по ДДС. Законовите разпоредби относно касовите бележки, касовите апарати и софтуера за управление на продажбите в търговските обекти се намират в Закона за данъка върху добавената стойност и в Наредба Н-18, издадена на основание на този закон.
От друга страна, търговците, които приемат плащания само чрез банков превод, не са задължени да използват СУПТО, вписан в електронния списък на НАП. Те могат да ползват всякакъв софтуер за управление на продажбите, извън посочените по-горе определения и регламентация.
